Hóa đơn điện tử “thay máu” toàn diện: Doanh nghiệp đối mặt loạt quy định mới từ Nghị định 254/2026/NĐ-CP

18-08-26 MTParners

Sau hơn một tháng có hiệu lực, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đang đặt ra hàng loạt yêu cầu mới về thời điểm lập hóa đơn, nội dung hóa đơn và trách nhiệm của người bán — nhiều doanh nghiệp vẫn chưa kịp cập nhật quy trình.

Từ ngày 1/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thiết lập khung pháp lý hoàn toàn mới cho hóa đơn, chứng từ điện tử theo Luật Quản lý thuế 2025 (Luật số 108/2025/QH15). Văn bản bổ sung quy định về thời điểm lập hóa đơn cho hàng loạt ngành dịch vụ, siết chặt nội dung thông tin người mua, chấm dứt hoàn toàn hóa đơn giấy đặt in của cơ quan thuế và lần đầu tiên đưa ra cơ chế thưởng cho người tố giác hành vi không xuất hóa đơn. Doanh nghiệp trên cả nước, đặc biệt nhóm kinh doanh dịch vụ và nền tảng số, cần khẩn trương rà soát lại quy trình xuất hóa đơn để tránh vi phạm.

Thời điểm lập hóa đơn: Nhiều thay đổi sát thực tế kinh doanh

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tiền đặt cọc để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng dịch vụ theo Bộ luật Dân sự 2015 không phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền. Đây là điểm mới quan trọng, bởi trước đây quy định này chỉ áp dụng cho một số lĩnh vực đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, tư vấn thuế, thẩm định giá; nay được mở rộng cho hoạt động cung cấp dịch vụ nói chung.

Nghị định cũng bổ sung nhiều loại dịch vụ có số lượng giao dịch lớn được lập hóa đơn sau thời gian đối soát, gồm dịch vụ công nghệ số, nền tảng số, trung gian thanh toán, tài sản mã hóa, bảo hiểm, bảo vệ, suất ăn công nghiệp, thông tin tín dụng và vận tải hành khách qua ứng dụng gọi xe khi cung cấp cho khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức. Với nhóm này, doanh nghiệp được lập hóa đơn chậm nhất 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ đối soát. Riêng giao dịch phát sinh ban đêm mà người bán chưa có phần mềm lập hóa đơn tự động, hóa đơn được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

Siết chặt nội dung hóa đơn: Không còn được bỏ trống thông tin người mua

Một thay đổi đáng chú ý khác nằm ở Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP: từ 1/7/2026, nếu người mua là người tiêu dùng không cung cấp tên, địa chỉ và số định danh cá nhân, người bán không được để trống thông tin người mua mà bắt buộc phải ghi “Bán cho người tiêu dùng”. Lưu ý quan trọng là hóa đơn không có thông tin người mua hoặc ghi theo cách này sẽ không có giá trị để doanh nghiệp sử dụng làm căn cứ hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế.

Song song đó, Nghị định cho phép viết tắt một số từ thông dụng trên hóa đơn khi tên hoặc địa chỉ người mua quá dài (Phường → P., Thành phố → TP., Trách nhiệm hữu hạn → TNHH, Khu công nghiệp → KCN…), miễn là vẫn xác định chính xác thông tin và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.

Chấm dứt hóa đơn giấy đặt in, mở rộng chia sẻ dữ liệu liên ngành

Theo khoản 3 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, kể từ 1/7/2026, toàn bộ hóa đơn đặt in của cơ quan thuế chính thức hết giá trị sử dụng; các hóa đơn đặt in chưa dùng hết phải được tiêu hủy theo trình tự do Bộ Tài chính quy định. Đây là bước cuối cùng đánh dấu quá trình chuyển đổi hoàn toàn sang hóa đơn điện tử.

Nghị định cũng mở rộng trách nhiệm kết nối, chia sẻ dữ liệu hóa đơn điện tử giữa Cục Thuế với các cơ quan quản lý thị trường, đất đai, địa chất – khoáng sản, công an, giao thông, y tế… nhằm tăng cường đối chiếu thông tin, phòng chống gian lận thuế.

Cơ chế thưởng người tố giác: Công cụ giám sát hoàn toàn mới

Lần đầu tiên pháp luật về hóa đơn quy định cơ chế khen thưởng người tiêu dùng cung cấp thông tin về hành vi không lập, không giao hóa đơn điện tử. Theo khoản 1 Điều 41, mức thưởng tối đa bằng 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính, nhưng không vượt quá 10 triệu đồng/vụ việc, với điều kiện thông tin trung thực, xác định rõ thời gian, địa điểm, đối tượng vi phạm và cơ quan thuế đã ra quyết định xử phạt trên cơ sở tin báo. Người dân có thể phản ánh qua ứng dụng eTax Mobile, Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc gửi trực tiếp đến cơ quan thuế.

Tác động thực tiễn

Doanh nghiệp dịch vụ, thương mại điện tử, nền tảng số phải rà soát lại hợp đồng và quy trình đối soát để áp dụng đúng thời hạn lập hóa đơn trong 7 ngày, tránh bị coi là chậm xuất hóa đơn.
Rủi ro bị xử phạt gia tăng khi người tiêu dùng có động lực tài chính để tố giác hành vi không xuất hóa đơn.
Hóa đơn ghi “Bán cho người tiêu dùng” không được tính là chi phí hợp lệ, ảnh hưởng trực tiếp đến quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp nếu bộ phận mua hàng không thu thập đủ thông tin đối tác.
Đơn vị còn tồn hóa đơn giấy đặt in phải khẩn trương tiêu hủy đúng thủ tục để tránh vi phạm quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn.

Khuyến nghị cho doanh nghiệp

Rà soát toàn bộ quy trình xuất hóa đơn, đối chiếu với 45 điều và Phụ lục của Nghị định 254/2026/NĐ-CP để cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp.
Đào tạo lại bộ phận kế toán, bán hàng về thời điểm lập hóa đơn mới, đặc biệt với nhóm dịch vụ có kỳ đối soát và giao dịch phát sinh ngoài giờ hành chính.
Xây dựng quy trình thu thập đầy đủ thông tin người mua ngay tại điểm bán để tránh mất quyền hạch toán chi phí, khấu trừ thuế do ghi “Bán cho người tiêu dùng”.
Tham vấn luật sư, kế toán để xử lý tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn và cập nhật điều khoản đối soát trong các hợp đồng dịch vụ hiện hành.

Công ty Luật MT và Cộng sự với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, thuế và tuân thủ, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp rà soát, cập nhật quy trình hóa đơn điện tử theo đúng quy định mới. Liên hệ hotline 0987140772 hoặc email info@mtpartners.vn để được tư vấn.

(*) Bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cụ thể.

Từ khóa: Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử 2026, thời điểm lập hóa đơn điện tử, hóa đơn chứng từ điện tử, Luật Quản lý thuế 2025, doanh nghiệp và hóa đơn điện tử, tư vấn pháp lý doanh nghiệp.